Поручение на обработку персональных данных

условия обработки данных корпоративных клиентов

1. Статус и присоединение

Настоящее Поручение регулирует обработку ООО «САПП» персональных данных по поручению Заказчика при использовании Neipix. Оно применяется, когда Заказчик определяет цели и состав обработки данных своих клиентов, работников, кандидатов, контрагентов, участников встреч и иных лиц.

Поручение принимается вместе с Офертой корпоративным Заказчиком либо включается в отдельный B2B-договор. Заказчик является оператором, ООО «САПП» — лицом, осуществляющим обработку по поручению, если иное не следует из фактических ролей.

2. Предмет

Заказчик поручает ООО «САПП» обрабатывать данные исключительно для предоставления Neipix: хранения настроек и файлов, потокового распознавания речи, формирования расшифровок и подсказок, истории сессий, чата, поддержки, безопасности и удаления по команде Заказчика.

3. Субъекты

• работники и представители Заказчика;
• клиенты и потенциальные клиенты;
• кандидаты;
• контрагенты и участники переговоров;
• участники звонков, видеовстреч и переписок;
• иные лица, данные которых Заказчик законно передает через Сервис.

4. Категории данных

Могут обрабатываться идентификационные и контактные данные, должность и организация, содержание разговора и переписки, потоковое аудио на время распознавания, расшифровка, таймкоды, пользовательские файлы и извлеченные фрагменты, AI-подсказки, технические метаданные и сведения, которые субъекты сообщают в разговоре.

Точный состав определяет Заказчик настройками и фактическим использованием. Заказчик обязан соблюдать минимизацию и не передавать избыточные данные.

5. Специальные категории и дети

Передача специальных категорий персональных данных, биометрических данных, данных несовершеннолетних и профессиональных тайн запрещена без предварительного письменного согласования отдельного режима, подтвержденного правового основания и необходимых мер.

Neipix не идентифицирует человека по голосу и не создает голосовые шаблоны. Если Заказчик использует результаты иным способом, он самостоятельно определяет применимые требования.

6. Операции

Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, автоматическая передача субобработчикам, предоставление доступа уполномоченным лицам, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

7. Инструкции Заказчика

Документированными инструкциями являются Оферта, Условия использования, настройки аккаунта и нейросотрудников, команды создания/удаления, обращения поддержки и письменные указания, согласованные сторонами.

Если инструкция, по обоснованному мнению ООО «САПП», нарушает закон или безопасность, обработка по ней приостанавливается, а Заказчик уведомляется. ООО «САПП» не обязано выполнять незаконную инструкцию.

8. Обязанности Заказчика

• определить цели, состав и законное основание обработки;
• уведомить субъектов и получить согласия, когда требуется;
• до запуска live-сессии уведомить участников о распознавании речи и передаче в Neipix;
• обеспечить законность файлов, инструкций и доступа своих пользователей;
• ограничить роли, защищать учетные данные и своевременно отзывать доступ;
• самостоятельно отвечать субъектам и государственным органам как оператор, используя помощь ООО «САПП»;
• не давать инструкций о трансграничной передаче или специальном режиме без письменного согласования.

9. Обязанности ООО «САПП»

• обрабатывать данные только по документированным инструкциям и для работы Neipix;
• соблюдать конфиденциальность и допускать только уполномоченных лиц;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры;
• вести учет действий, необходимых для безопасности и подтверждения исполнения;
• помогать Заказчику с запросами субъектов и оценкой инцидентов в пределах информации и функций;
• удалять данные по команде и окончании договора с учетом резервных копий и обязательных сроков;
• предоставлять разумно необходимую информацию о соблюдении Поручения.

10. Субобработчики

Заказчик предоставляет общее разрешение привлекать лиц из опубликованного Перечня субобработчиков. ООО «САПП» возлагает на них обязанности по защите и конфиденциальности в объеме, соответствующем их услуге.

О существенном добавлении или замене субобработчика сообщается через опубликованный перечень, личный кабинет или email по возможности не менее чем за 10 календарных дней. Заказчик может направить мотивированное возражение; стороны добросовестно ищут решение, включая отключение функции или прекращение использования.

11. Локализация

Основная обработка и базы находятся в Москве, Россия. При сборе данных граждан Российской Федерации через Интернет первичная запись и хранение выполняются в Российской Федерации.

Трансграничная передача не выполняется в рамках стандартной модели. Она возможна только после выполнения требований закона и письменного изменения условий.

12. Аудио

Аудио не хранится штатно: поток передается Yandex SpeechKit и используется только для распознавания. ООО «САПП» сохраняет расшифровку, подсказки, тайминги и метаданные. Внутренние диагностические инструменты не являются частью пользовательского сценария и не должны применяться к данным Заказчика без отдельного разрешения.

13. Безопасность

• шифрование трафика HTTPS/TLS;
• хеширование паролей и ограничения попыток входа;
• ролевой доступ USER/ADMIN и проверка владельца файлов;
• секреты вне исходного кода и ограниченный административный доступ;
• резервное копирование с проверкой целостности;
• журналы административных действий и расследование событий;
• удаление и ротация данных по установленным срокам.

Перечень мер может обновляться при сохранении не меньшего уровня защиты. Детали, создающие угрозу безопасности, раскрываются только в необходимом объеме.

14. Инциденты

При подтвержденном нарушении безопасности данных по поручению ООО «САПП» без неоправданной задержки уведомляет контакт Заказчика и сообщает доступные сведения: характер, категории данных и субъектов, вероятные последствия, принятые меры и контакт для взаимодействия.

Заказчик отвечает за обязательные уведомления субъектов и органов как оператор, если закон не возлагает обязанность непосредственно на ООО «САПП». Стороны сохраняют доказательства и не делают вводящих в заблуждение публичных заявлений.

15. Запросы субъектов и органов

Если запрос относится к данным по поручению, ООО «САПП» перенаправляет его Заказчику либо сообщает, кто является оператором, и не отвечает по существу без инструкции, кроме обязательного требования закона.

Помощь, выходящая за стандартные функции и значительный объем, может оплачиваться отдельно по согласованию, кроме обязанностей, которые нельзя ставить в зависимость от оплаты.

16. Аудит

Не чаще одного раза в год Заказчик может запросить документы, разумно подтверждающие исполнение Поручения. Очный аудит возможен по обоснованной причине, с предварительным уведомлением, соблюдением безопасности и конфиденциальности других клиентов.

17. Сроки и удаление

Данные нейросотрудников, файлов, сессий, расшифровок и подсказок хранятся до удаления Заказчиком или аккаунта. После команды удаления данные исключаются из активной базы без неоправданной задержки и не позднее 30 дней.

Резервные копии хранятся до 30 дней и удаляются по циклу ротации. Технические журналы — до 30 дней; записи об инцидентах — до завершения расследования и срока требований. Обязательные учетные записи сохраняются по закону.

18. Возврат данных

До прекращения доступа Заказчик может выгрузить доступные данные штатными средствами либо согласовать предоставление технически доступной копии. После окончания установленного срока данные удаляются, если закон не требует хранения.

19. Ответственность

Каждая сторона отвечает за свою сферу: Заказчик — за законность целей, оснований, уведомлений и инструкций; ООО «САПП» — за соблюдение Поручения и применимые меры. Ограничения Оферты применяются, если не противоречат обязательным нормам о персональных данных.

20. Контакты

ООО «САПП»: 295001, Республика Крым, г.о. Симферополь, г. Симферополь, ул. Крылова, зд. 155, литер Г, кабинет 198; sapp24@mail.ru; +7 (978) 671-40-06. Контакт Заказчика определяется аккаунтом или отдельным договором.

21. Срок действия и приоритет

Поручение действует с момента его принятия и до окончания обработки данных по договору. Условия о конфиденциальности, удалении, инцидентах и ответственности сохраняются после прекращения в необходимой части.

По вопросам обработки данных по поручению настоящий документ имеет приоритет перед общими договорными условиями; императивные требования закона имеют приоритет перед всеми условиями.

22. Подтверждение принятия

Принятие фиксируется в журнале: Заказчик/account ID, уполномоченный пользователь, email, дата и время UTC, IP, user-agent, точный текст действия, версия и контрольная сумма Поручения.